Article | Comment réussir l’organisation d’une soirée sur bateau : 6 conseils

Vous aimeriez organiser une fête sur un bateau, mais vous ne savez pas par où commencer ? Laissez Native Spaces vous aider en vous donnant quelques conseils qui vous permettront d'organiser vos événements sans encombre.

Les fêtes sur un bateau sont de bonnes solutions que ce soit pour des événements d’entreprises ou pour des événements privés plus intimistes.

Dans l’optique de passer une merveilleuse soirée, il est indispensable de tout planifier à l’avance.

Voici les 6 conseils indispensables pour organiser votre événement sur un bateau :

1. Établir un budget

Comme dans l’organisation de tout autre événement, il vous faut un budget. Ainsi, la prévision d’un budget clair est une étape fondamentale dans l'organisation de votre soirée sur un bateau.

Voici quelques points détaillés à considérer pour vous aider à établir un budget réaliste et précis :

A. Coût de la Location du Bateau

Le coût de la location varie considérablement en fonction du type de bateau, de sa taille, de sa capacité et de la durée de la location. Par exemple :

Yachts de luxe : Ces bateaux peuvent coûter plusieurs milliers d’euros pour une soirée. Ils offrent des équipements haut de gamme, des équipages professionnels et souvent des options supplémentaires comme des jacuzzis, des salles de réunion, etc.
Catamarans et Voiliers : Moins chers que les yachts de luxe, mais toujours une option élégante, ils coûtent généralement entre 500 et 3000 euros, en fonction des spécificités du bateau et de la durée de la location.
Bateaux plus petits ou de location locale : Ces bateaux sont parfaits pour des événements plus intimes ou des budgets plus restreints, avec des coûts pouvant aller de 200 à 1000 euros.

Pour obtenir une estimation précise, consultez notre page dédiée, et découvrez plusieurs variétés de bateaux à louer avec des détails tarifaires.

B. Frais de Carburant et d’Equipage

Les frais de carburant peuvent varier en fonction de la durée de la croisière et du type de bateau. De plus, certains bateaux nécessitent un équipage professionnel :

Carburant : Pour une croisière en mer, attendez-vous à payer des frais supplémentaires pour le carburant. Ces frais peuvent être inclus dans le coût de location ou facturés séparément.
Équipage : Si le bateau nécessite un équipage (capitaine, stewards, etc.), cela peut ajouter des coûts supplémentaires. Certains services de location incluent l’équipage dans le prix, d'autres non.

C. Services de Restauration

Le choix du traiteur et du menu est crucial et doit être inclus dans votre budget global :

Type de service : Buffet, dîner assis, cocktails, etc. Les coûts varient en fonction de la complexité et de la sophistication du service.
Qualité et variété des aliments: Les produits de luxe, les boissons alcoolisées de qualité supérieure et les desserts peuvent augmenter le coût total.
Considérations diététiques : Prévoyez des options pour les invités ayant des allergies ou des restrictions alimentaires spécifiques, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires.

D. Décoration et Aménagement

La décoration peut transformer l'ambiance de votre soirée :

Thème et décoration : En fonction du thème de votre soirée (nautique, tropical, élégant, etc.), les coûts de décoration peuvent varier. Cela inclut les fleurs, les éclairages, les tentures, etc.
Mobilier et aménagement : Certaines locations incluent le mobilier de base, mais vous pourriez avoir besoin de louer des chaises, des tables, des parasols, etc.

E. Divertissement et Activités

L'ajout de divertissements peut grandement enrichir l'expérience de vos invités :

Musique et sonorisation : Prévoir un DJ, un groupe de musique ou simplement un bon système de sonorisation.
Activités spécifiques : Jeux nautiques, spectacles, feux d'artifice, etc. Assurez-vous de budgétiser ces éléments si vous souhaitez les inclure.

F. Assurances et Permis

Ne négligez pas les coûts liés aux assurances et aux permis nécessaires :

Assurances : Vérifiez si l’assurance est incluse dans le coût de location du bateau. Sinon, vous devrez peut-être souscrire une assurance supplémentaire pour couvrir les invités et l'événement.
Permis : Pour certaines activités ou emplacements spécifiques, des permis peuvent être nécessaires, impliquant des frais supplémentaires.

Si vous n’avez toujours aucune idée de combien peut coûter une telle soirée, la meilleure façon d’en savoir plus est de se rendre sur Native

Spaces et de découvrir les tarifs appliqués sur nos locations aquatiques. Vous pouvez aussi contacter gratuitement notre équipe d’experts ici.

2. La liste d’invités

Prévoir le nombre de personnes présentes doit être l’une de vos priorités pour un bon déroulé de l’organisation.

De plus, le budget que vous avez établi au préalable vous donnera une estimation du nombre de personnes que vous pourrez vous permettre d’inviter.

Voici quelques astuces pour prévoir le nombre de personnes à inviter :

A. Évaluation Précise du Nombre d'Invités

Contact Préliminaire : Commencez par dresser une liste initiale de toutes les personnes que vous souhaitez inviter. Contactez-les individuellement pour obtenir une idée approximative du nombre de personnes intéressées à participer.
RSVP : Envoyez des invitations officielles avec une demande de réponse (RSVP) pour obtenir une confirmation ferme des personnes qui assisteront. Fixez une date limite pour les réponses afin d’avoir le temps nécessaire pour finaliser vos préparatifs.
Liste d'attente : Si votre budget est limité, préparez une liste d’attente de personnes que vous aimeriez inviter si d'autres invités se désistent.

B. Ajustement en Fonction du Budget

Calcul du Coût Par Personne : Une fois le budget établi, calculez le coût approximatif par personne, en tenant compte de la location du bateau, des services de restauration, des boissons et des activités. Cela vous donnera une estimation claire du nombre de personnes que vous pouvez inviter sans dépasser votre budget.
Priorités : Classez vos invités par ordre de priorité. Si votre budget ne permet pas d’inviter tout le monde, commencez par inviter les personnes les plus importantes (famille proche, amis intimes, partenaires commerciaux clés, etc.).

En connaissant précisément le nombre d'invités que vous pouvez accueillir, vous serez en mesure de choisir facilement la taille du bateau la mieux adaptée à votre événement.

3. La chasse aux Yatchs

Le type de bateau que vous choisirez doit être basé sur votre budget et sur votre liste d’invités.

Les grandes stars de notre flotte sont les catamarans et les yachts, ainsi vous pouvez décider d'organiser votre événement en mer ou à quai en fonction de ce qui vous correspond le plus.

Voici quelques astuces pour choisir la taille et le type de bateau :

A. Taille et Capacité du Bateau :

Capacité maximale : Assurez-vous que le bateau que vous choisissez peut accueillir confortablement tous vos invités. La capacité maximale doit inclure non seulement les invités, mais aussi l’équipage et le personnel de service.
Espaces disponibles : Vérifiez les différents espaces disponibles sur le bateau (salle de réception, pont extérieur, espace de danse, etc.) pour vous assurer qu’ils correspondent au nombre de personnes et aux activités prévues.

B. Confort et Sécurité

Espace suffisant : Il est important de choisir un bateau qui offre suffisamment d’espace pour que les invités puissent se déplacer librement sans se sentir à l’étroit. Pensez à la disposition des meubles et à la circulation sur le bateau.
Équipements de sécurité : Assurez-vous que le bateau dispose de suffisamment d’équipements de sécurité (gilets de sauvetage, extincteurs, etc.) pour tous les invités.

C. Types de bateaux

Yachts de Luxe : Cette option est idéale pour des événements VIP avec un nombre restreint d'invités. Ce type de yacht offre généralement des aménagements luxueux et des services haut de gamme.
Catamarans : Les catamarans sont parfaits pour des événements décontractés avec un nombre moyen d'invités. Ils sont connus pour offrir plus de stabilité et d’espace extérieur.
Bateaux de croisière : Ils conviennent pour des événements avec un grand nombre d’invités. Ils disposent de nombreuses installations et peuvent offrir des options variées pour le divertissement et la restauration.

D. Considérations logistiques

Embarquement et Débarquement : Il est important de planifier les modalités d’embarquement et de débarquement des invités. Assurez-vous que le port choisi est facilement accessible et dispose d’installations adéquates pour accueillir vos invités.
Stationnement et Transport : Si le port d’embarquement n’a pas de parking suffisant, pensez à organiser un service de navette pour transporter vos invités du parking à la zone d’embarquement.

En fonction de votre budget, consultez les options disponibles sur Native Spaces et n’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts ici si vous avez besoin d’aide.

4. Choisissez un service traiteur de qualité

Ensuite, il peut être utile de déterminer le type de nourriture et de boissons que vous servirez à vos invités. Cette phase est essentielle pour la réussite de toute fête sur un bateau.

Voici quelques points détaillés pour vous aider à bien choisir et organiser le service traiteur :

Types de plats

Amuse-bouches : Privilégiez des mets qui sont faciles à manger sans couverts, comme des canapés, des mini-brochettes, des verrines, des tapas, ainsi que des plateaux de fromage et de charcuterie.
Buffet : Un buffet peut offrir une grande variété de plats tout en permettant aux invités de se servir eux-mêmes. Veillez à inclure des options chaudes et froides.
Menus personnalisés : Pour une touche plus raffinée, optez pour un service à table avec des plats personnalisés en fonction des préférences et des restrictions alimentaires de vos invités.

Allergies et intolérances alimentaires

Avant l’événement, demandez à vos invités de vous informer de leurs allergies et intolérances alimentaires.
Assurez-vous que tous les plats sont clairement étiquetés, mentionnant les allergènes potentiels.
Offrez des alternatives pour les invités ayant des restrictions alimentaires (végétarien, végan, sans gluten, etc.).

Sélection des boissons

Boissons alcoolisées : Proposez une variété de vins, de bières, de cocktails et de spiritueux. Vous pouvez aussi envisager un bar à cocktails avec un barman professionnel pour une touche élégante.
Boissons non alcoolisées : Assurez-vous d'avoir des options variées comme des jus de fruits, des sodas, de l'eau gazeuse et de l'eau plate.
Signature drinks : Créez un ou deux cocktails signatures qui reflètent le thème de votre soirée ou les goûts des hôtes.

Qualité et Présentation

Partenaires traiteurs : Pour une expérience culinaire de qualité, collaborez avec des traiteurs expérimentés. Contactez Native Spaces pour des recommandations de partenaires traiteurs qui ont fait leurs preuves.
Présentation des plats : La présentation est primordiale, surtout dans un cadre élégant comme un bateau. Utilisez des plateaux et des présentoirs esthétiques pour les amuse-bouches et les plats du buffet.

Service et Logistique

Personnel de service : Engagez du personnel de service pour s’assurer que les invités soient bien servis et que les plats soient réapprovisionnés au besoin.
Équipement : Vérifiez que le traiteur dispose de tout le matériel nécessaire pour préparer et servir les plats à bord. Cela inclut des chauffe-plats, des glacières, des assiettes, des couverts et des verres.
Stockage et espace de cuisine : Assurez-vous que le bateau dispose d’un espace suffisant pour le stockage des aliments et la préparation des plats. Certains bateaux disposent de cuisines entièrement équipées, ce qui peut être un avantage considérable.

En suivant ces recommandations, vous garantirez que la nourriture et les boissons de votre soirée bateau soient de haute qualité, bien présentées, et adaptées aux besoins de tous vos invités, contribuant ainsi à une expérience inoubliable.

5. Organisez des activités qui créeront une ambiance festive

Pour animer votre soirée bateau, pensez à prévoir des activités qui raviront vos invités et créeront une ambiance festive.

Voici quelques idées pour des fêtes de jour et des événements en soirée :

Fêtes de jour

Course de bateaux télécommandés : Organisez une compétition amicale où les invités peuvent piloter des bateaux télécommandés. C’est une activité ludique qui conviendra à tous les âges et ajoutera une touche de divertissement.
Jeux nautiques : Si le bateau est à l'arrêt et les conditions météorologiques le permettent, proposez des activités nautiques comme le paddle, le kayak ou même une baignade. Assurez-vous que les équipements de sécurité soient disponibles et en bon état.
Musique live : Engagez un groupe de musique ou un DJ pour animer l’après-midi. La musique live créera une ambiance agréable et conviviale.

Événements en soirée

Cocktail afterwork : Organisez un cocktail élégant avec des boissons raffinées et des amuse-bouches gourmets. Prévoyez des présentations ou des toasts pour marquer des moments particuliers, comme des discours de remerciement ou des annonces spéciales.
Cinéma en plein air : Si l’espace le permet, installez un écran pour projeter des films ou des diaporamas. C’est une manière originale de divertir vos invités tout en profitant de l'ambiance nocturne sur l'eau.
Soirée dansante : Transformez le pont en piste de danse avec des lumières festives et un excellent système de son. Un DJ ou une playlist bien choisie pourra garder l’énergie de la fête au plus haut.

Quelle que soit l’activité choisie, assurez-vous qu’elle soit adaptée au cadre et au public de votre événement. N’oubliez pas de prévoir des alternatives en cas de conditions météorologiques défavorables.

6. Soyez prudent

N’oubliez pas que vous êtes sur un bateau ! Avant de partir, assurez vous d’avoir assez de gilets de sauvetages et une trousse de premiers soins.

Vérifiez évidement la météo avant de partir et emportez une radio avec vous pour rester attentif à tous changements des conditions météorologiques.

Facebook | Twitter