Nos conseils pour accueillir des séminaires
Vous souhaitez accueillir des groupes en séminaires au sein de votre lieu tout au long de l’année ? Dans cet article, nous vous donnons 5 conseils pour optimiser votre bien afin de recevoir des équipes en toute sérénité !
1. Un lieu spacieux et lumineux
Dans un premier temps, deux des facteurs clés pour le bon déroulement d’un séminaire d’entreprise sont de proposer un lieu spacieux avec une belle luminosité. En effet, les professionnels qui se déplacent vont probablement avoir besoin d’un espace de travail pour organiser des ateliers, des réunions ainsi que des temps de brainstorming ; il est donc essentiel qu’ils aient accès à un environnement de travail sain et agréable pour gagner en productivité. Par ailleurs, il est primordial d’avoir une pièce dédiée au travail tel qu’une salle de réunion ou de réception suffisamment vaste pour recevoir les groupes.
2. Une possibilité de couchage
Avoir un espace nuit est également une option non négligeable ! Plusieurs entreprises organisent des séminaires sur plusieurs jours ou se rendent parfois à quelques heures de leur lieu de travail de référence ; nous vous conseillons donc d’avoir plusieurs chambres individuelles avec leur propre salle d’eau à disposition afin que le groupe n’ait pas à se déplacer tout au long de la journée. C’est la solution idéale pour vos invités, votre lieu sera davantage mis en avant si l’entreprise peut travailler et dormir au même endroit ; c’est un véritable gain de temps et d’efficacité pour eux.
3. Des moyens de restauration et des activités à proximité
Un séminaire, ce n’est pas toujours exclusivement des temps de travail ! En effet, grand nombre d’entreprises aiment mêler l’utile à l’agréable en planifiant quelques temps de convivialité entre les phases de productivité. N’hésitez pas à mettre en avant les restaurants et activités dont regorge votre région afin de leur donner des idées et de leur facilité la tâche. Dès le moment de leur réservation, vous pouvez, par exemple, prendre l’initiative de leur envoyer une brochure avec vos suggestions sur les meilleurs restaurants et bars à proximité de votre hébergement ou encore les visites incontournables à effectuer aux alentours ! Par ailleurs, si vous proposez vous-mêmes une offre culinaire ou que vous connaissez des organisateurs de team building, il est important de la mettre en avant car ce sont des avantages non négligeables.
4. Un cadre agréable avec des prestations annexes
Toujours dans cette même idée, plus votre lieu propose des prestations additionnelles, plus vous avez de chance de recevoir de nombreux séminaires. Nous vous recommandons de mettre en avant les différents espaces dédiés aux réunions ; que ce soit une grande salle pour une réunion plénière ou plusieurs plus petites pour des réunions en petit comité. Si vous possédez également un spa, une piscine, une salle de jeux, un grand parc extérieur ou une localisation particulière, tous ces services vous différencient des autres lieux et vous rendent encore plus attrayants. Votre lieu doit être optimisé pour offrir de bonnes conditions de travail mais il est également essentiel qu’il propose un cadre de séjour agréable.
5. Du matériel de qualité
Enfin, dernier conseil mais non des moindres, n’hésitez pas à investir dans du matériel de qualité afin d’offrir un environnement de travail optimal.
Nous vous conseillons de proposer :
- Une salle de réunion / conférence spacieuse et lumineuse
- Du mobilier confortable et modulable
- Un système de vidéo-projection et d’écrans numériques
- Un équipement audio avec des micros individuels
- Une connexion internet optimale
- Des prises électriques en quantité
- Une zone de rafraîchissements
Une fois tous ces éléments regroupés, vous serez assurer d’offrir les meilleures conditions possibles pour le déroulement d’un séminaire d’entreprise réussi ! En suivant ces conseils, vous pourrez créer une expérience mémorable et fidéliser votre clientèle pour leur futurs événements professionnels.