Préparer Votre Événement au Tax Free World Congress
Organisé chaque année en début d’automne au Palais des Festivals de Cannes, le Tax Free World Congress est le rendez-vous incontournable pour plus de 3000 marques reconnues à l’international dans le secteur du duty free et du travel retail. Cet événement unique réunit ces acteurs de ces industries afin de donner une opportunité aux marques de créer et d’entretenir leurs relations et collaborations commerciales, tout en trouvant des soutiens pour augmenter leurs ventes.
Le TFWA est également une vitrine pour les nombreux participants et un événement unique:
- pour mettre en lumière les innovations et nouveautés du marché,
- pour aborder toutes les questions de marketing et de communication sur les produits.
C’est aussi l’occasion de faire le point sur les tendances des années à venir.
Organisez des événements privés et networking hors du palais pendant le Tax Free World Congress
Alors que vous pouvez trouver tous les stands des exposants à l'intérieur du Palais, certaines marques et entreprises profitent de cet événement pour organiser des événements en parallèle au congrès. L’objectif est de sensibiliser ou d'augmenter l'engagement avec leurs clients et partenaires.
Pendant une semaine, ils ont les acteurs clés et les décideurs de leur industrie réunis dans la même ville. Il faut donc en profiter et créer des expériences uniques pour les attirer et échanger avec eux dans un cadre plus privé et unique.
Ainsi, voici comment ils procèdent :
- ils organisent des soirées et des cocktails pour le réseautage dans les clubs de plage et les villas sur les collines ;
- ils louent et transforment des appartements, des lofts et des penthouses pour accueillir des réunions ;
- et ils organisent des petits déjeuners, déjeuners et dîners avec des clients sélectionnés dans des restaurants exclusifs.
Chez Native Spaces, nous avons l'habitude de trouver des lieux dans ce contexte et nous aidons nos clients à trouver les endroits parfaits pour créer les expériences qu'ils envisagent en les guidant à travers les différents lieux que vous pouvez trouver à Cannes. De plus, nous avons constitué notre propre réseau de prestataires de services de confiance ; nous pouvons donc vous aider à trouver tous les services supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin.
10 conseils importants pour réussir votre événement en parallèle du Tax Free World Congress
Organiser un événement en parallèle du Tax Free World Congress (TFWA) peut être une excellente opportunité pour maximiser l'engagement avec vos clients et partenaires.
Voici quelques conseils pour assurer la réussite de votre événement :
1. Planifiez en avance
Commencez vos préparatifs plusieurs mois avant le TFWA. Réservez vos lieux, prestataires et services nécessaires à l'avance pour éviter toute indisponibilité de dernière minute. Les logements et lieux populaires se remplissent rapidement, surtout pendant des événements majeurs comme le TFWA.
2. Choisissez un lieu approprié
Sélectionnez un lieu qui correspond à l'image de votre marque et au type d'événement que vous souhaitez organiser. Que ce soit un restaurant chic, un penthouse élégant, une villa tranquille sur les collines, ou un yacht luxueux, assurez-vous que l'ambiance et les installations répondent à vos besoins.
3. Personnalisez l'expérience
Pour rendre votre événement mémorable, ajoutez des touches personnelles comme le branding de votre entreprise, des cadeaux personnalisés et des activités interactives. Pensez à la décoration, à la musique, et à l'éclairage pour créer une atmosphère unique.
4. Proposez des activités engageantes
Offrez des expériences qui capteront l'attention de vos invités. Cela peut inclure des démonstrations de produits, des ateliers, des conférences avec des experts de l'industrie ou des activités de team-building. Les interactions significatives laissent une impression durable.
5. Optimisez la logistique
Assurez-vous que tous les aspects logistiques de votre événement sont bien organisés. Cela inclut le transport des invités, l'accès au lieu, la disposition des sièges et la disponibilité des équipements audiovisuels. Ayez un plan B pour les imprévus, comme les conditions météorologiques ou les pannes techniques.
6. Communiquez efficacement
Envoyez des invitations bien à l'avance et assurez-vous que vos invités ont toutes les informations nécessaires. Utilisez des rappels par e-mail et des notifications pour maintenir l'intérêt. Pendant l'événement, utilisez des annonces claires et des panneaux de signalisation pour guider vos invités.
7. Offrez de la nourriture et des boissons de qualité
La qualité de la nourriture et des boissons peut grandement influencer l'expérience de vos invités. Engagez des traiteurs réputés et offrez une variété de choix pour satisfaire tous les goûts. Pensez également aux restrictions alimentaires et proposez des options adaptées.
8. Utilisez la technologie à votre avantage
Intégrez des éléments technologiques pour améliorer l'expérience de vos invités. Cela peut inclure des applications pour l'inscription et la gestion des invitations, des écrans interactifs et des systèmes de son et de lumière de haute qualité. Utilisez les réseaux sociaux pour promouvoir votre événement et engager vos invités en ligne.
9. Engagez des prestataires de confiance
Travaillez avec des prestataires et des services de confiance pour garantir la qualité de votre événement. Chez Native Spaces, nous avons un réseau de prestataires éprouvés pour vous aider avec tous les aspects de l'organisation de votre événement.
10. Évaluez et Suivez les résultats
Après l'événement, recueillez les retours de vos invités pour évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Utilisez ces informations pour optimiser vos futurs événements. Mesurez également les résultats en termes de nouveaux contacts, de collaborations, et de retours sur investissement.
Top 6 lieux pour réussir votre événement au Tax Free World
1. Un restaurant unique
Les restaurants sont une excellente solution pour rassembler vos clients, partenaires ou équipes dans un environnement plus détendu et partager un repas (brunch, déjeuner, dîner). Vous pouvez choisir de le rendre plus exclusif en privatisant une zone fermée afin de pouvoir échanger librement lors de vos discussions professionnelles. Certains restaurants offrent la possibilité d'ajouter votre branding et même de changer la façade du restaurant pour rendre l'expérience encore plus unique et immersive.
Un exemple serait le Wall Street Journal pendant les Lions de Cannes, ils ont créé leur propre bistro où les gens pouvaient déguster un repas dans un lieu entièrement marqué du WSJ.
Quelques exemples de restaurants :
- Restaurant in the heart of Cannes
- La Muse Cannes
- Centre Club Cannes
- Bistro near the Palais des Festivals
2. Appartements, lofts et penthouses confortables
Native Spaces vous propose de louer un appartement, un loft ou encore un penthouse à quelques pas du Palais des Festivals ; vous pouvez transformer et adapter votre logement à votre guise afin d’accueillir vos réunions, quelques cocktails, voire même des dîners privés.
Nous vous proposons aussi l’option de privatiser des bâtiments entiers afin de regrouper toute votre équipe dans un lieu central dans lequel vous pouvez travailler. Certains propriétés bénéficient même d’espaces extérieurs tels que des terrasses privées, des patios ou des rooftops. Toutefois, si votre venue nécessite uniquement un lieu dans lequel séjourner en soirée après une journée bien remplie au TFWA, nous avons également ce qu’il vous faut !
Quelques exemples :
- Appartement luxueux de 3 chambres face au Palais des Festivals
- Duplex Penthouse avec vue mer
- Appartements dans des villas de luxe
- Immeuble de 6 appartements proche du Palais des Festivals
- Résidence de 6 appartements en face du Palais des Congrès
3.Une villa sur les collines
Par ailleurs, afin d’évoluer dans un cadre agréable et de passer un séjour serein, pourquoi ne pas louer une superbe villa sur les collines, loin du bruit de la ville et dans une atmosphère plus intimiste ? Un grand nombre de ces biens possède de grandes salles de réunion avec une grande capacité d’accueil mais également tous les équipements nécessaires pour un séjour réussi avec vos équipes ! Pourquoi ne pas organiser un cocktail au bord de la piscine pour clôturer votre séjour et fêter votre participation à votre dernier congrès ?
Quelques exemples :
4.Cannes et ses plages privées
Connue et reconnue pour ses bords de mer et sa Croisette, choisir un beach club pour planifier votre journée au TFWA est emblématique. C’est l’endroit parfait pour organiser des cocktails en fin de journée afin de réseauter dans un cadre idéal. Par ailleurs, nos lieux se situent à quelques pas du Palais des Festivals et bénéficient d’une forte visibilité ce qui vous permet de développer vos relations et votre influence.
Quelques exemples :
5.Un rooftop époustouflant
Les rooftops sont des lieux idéals pour organiser un afterwork suite à votre participation aux diverses conférences et aux nombreux workshops organisés au sein du Palais des Festivals. Si vous souhaitez retrouver vos collaborateurs autour d’un cocktail d’entreprise, c’est l’endroit parfait car c’est un cadre très exclusif et agréable qui impressionnera à coup sûr vos partenaires !
Quelques exemples :
6.Bateaux et yachts
Enfin, si Cannes vous évoque instantanément la Croisette, il se peut que vous soyez séduit par l’idée de louer un yacht au coeur de la baie. Original et en vogue, ce lieu saura à coup sûr, séduire votre team lors de ce séjour ! Nos yachts et bateaux vous permettent d’accueillir des événements exclusifs tels que quelques happy hours ou dîners VIP dans ce cadre absolument unique. Lors des journées, vous pouvez également vous en servir pour organiser vos réunions.
Quelques exemples :
Nos prestataires de confiance
Une fois le lieu idéal trouvé, vous aurez probablement besoin de faire appel à quelques prestataires complémentaires tels qu’un chef cuisiner, un photographe, une entreprise spécialisée dans la décoration de lieux pour des événements uniques…
Chez Native Spaces, nous mettons à votre disposition notre réseau afin que votre événement soit des plus réussis !
Pour en savoir plus et découvrir toutes nos prestations complémentaires, vous pouvez consultez l’article suivant : NATIVE SPACES ET SES PRESTATAIRES DE CONFIANCE
Client Stories
À ce sujet, nous souhaitons vous partager une belle success story qui a marqué notre année 2023 lors des derniers TFWA au Palais des Festivals de Cannes.
Globals Drinks Intel - TFWA
Au cours de l’année 2023, chez Native Spaces, nous avons eu un défi à relever !
En effet, nous avons reçu une demande cliente pour l’événement ESG Awards: Environmental, Social, Governmental in Sustainibility, by Global Drinks Intel. L’objectif était d’organiser un événement pour récompenser les marques de boissons faisant le plus d’efforts vers la démarche “sustainibility” pendant l’événement TFWA (Tax Free World Association). Le lieu devait se trouver au coeur de Cannes, à quelques pas de la Croisette avec des barmans capables d’effectuer des cocktails dédiés aux alcools des marques citées.
L’événement fut une belle réussite tant pour Global Drinks Intel que pour nous ! Alors, si vous souhaitez vous aussi vous joindre à nous pour organiser votre prochaine venue à Cannes, n’hésitez plus !
Retrouvez tous les détails de cet événement sur notre blog :